Si vous avez le sentiment que votre journée ne se déroule pas comme elle le devrait, ou que vous pensez que la journée devrait avoir plus de 24 heures ? Sachez que vous n'êtes pas seul et que cette situation touche quotidiennement des centaines de professionnels, quelle que soient leur domaine et leur fonction. Il faut savoir qu'une bonne gestion de votre temps de travail doit être organisée.
Gestion de temps: quand faut-il changer?
Le plus grand problème auquel est confronté un professionnel est la mauvaise gestion de son temps. En effet, quand les taches qu'on lui confie ne sont pas fait à temps. Quand les objectifs fixés ne sont pas atteints, et que la liste des choses "à faire" augmente durant la semaine. Une telle situation tend à entraver les résultats, car même si les tâches sont bouclées, ils seront probablement mal terminés par "manque de temps", ou plutôt, par manque de gestion de celui-ci.
Comme le dit l'adage, "le temps, c'est de l'argent", surtout pour une entreprise. Quand un employé emploi mal son temps, alors il faut faire quelque chose car c'est une perte pour toute l'entreprise. Que ce soit pour la gestion de temps, la planification de tache, la gestion de stress, ... il existe des cours pour apprendre à optimiser son temps.
Comment commencer à gérer le temps ?
L'une des principales raisons qui poussent à accorder une juste valeur à la gestion du temps est le sentiment de bonheur généré par la satisfaction d'avoir terminé quelque chose. Cela arrive, par exemple, avec l'achèvement d'un projet dont vous avez la responsabilité. De plus, être reconnu pour les résultats ou l'atteinte des objectifs fixés, donne un sentiment de satisfaction important qui est l'élévation de l'estime de soi. Après tout, ce que nous cherchons, c'est à être heureux de ce que nous faisons. Nous pouvons donc nous rendre compte que le temps est un bien extrêmement précieux, et que quelle que soit la valeur que vous lui accordez, vous devez savoir comment mieux le gérer.
Créer un agenda
L'agenda est l'outil de travail le plus utilisé par les professionnels. Les agendas précisément en raison de la facilité qu'ils présentent lorsqu'il faut organiser les tâches et les rendez-vous par jour, par heure et même par durée. Il existe actuellement des versions virtuelles qui rendent l'organisation encore plus facile et qui peuvent être consultées partout grâce à des appareils mobiles. Si vous n'avez pas l'habitude d'élaborer un programme d'activités quotidiennes, évaluez si vous êtes en mesure de réaliser vos tâches lorsqu'elles vous sont demandées. Faites attention à votre image sur le lieu de travail, les professionnels qui sont constamment en retard, montrent qu'ils ne peuvent pas organiser leurs tâches, ont tendance à être vue d'un "mauvais œil". Il vaut donc mieux s’atteler à la formation de soi et à l'utilisation des outils organisation comme l'agenda au lieu d'être victime du stress qu'occasionne une organisation mal pensée.
Évaluez vos résultats ou votre rentabilité
Même en utilisant un calendrier de tâches, de rendez-vous, certaines activités peuvent prendre plus de temps que vous ne le pensiez, vous laissant à nouveau un sentiment de frustration et de stress. Avant de déterminer le temps nécessaire, essayez d'évaluer le nombre d'heures ou de minutes dont vous avez réellement besoin pour terminer chaque tâche, afin de savoir combien de temps il vous faudra réellement réserver pour chacune d'entre elles, et de pouvoir évaluer si les performances sont conformes à ce que vous attendiez. Il faut donc connaitre le temps investit dans un output afin de mieux placer la tâche dans son emploi du temps.
Établir des priorités
Un célèbre dicton dans le milieu des affaires dit que le bon professionnel est celui qui sait quel feu éteindre en premier, ce qui est toujours vrai. Chaque activité développée est importante, cependant, pour que vous puissiez gagner du temps et que le sentiment de devoir accompli se fasse sentir, il est essentiel que vous sachiez quelles tâches doivent recevoir une attention particulière et être traitées en priorité, lesquelles peuvent être réalisées plus tard et enfin celles qui doivent être déléguées. Sinon, votre effort sera dirigé vers des choses secondaires, ce qui vous obligera à consacrer plus de temps et d'efforts à des choses qui pourraient ne pas produire le résultat escompté.
Savoir reconnaître les priorités, planifier la semaine avec les tâches qui doivent être impérativement tenues par vous et vous seul, gérer son temps de travail et les objectifs à atteindre. C'est cela savoir gérer son temps et optimiser sa semaine.
Organisez votre environnement de travail
Cette organisation doit aller en priorité, au-delà du simple fait de laisser votre bureau et vos papiers en ordre : essayez aussi d'organiser votre vie quotidienne. Avant de quitter le bureau, par exemple, évaluez tout ce que vous avez à faire le lendemain, afin d'arriver préparé et disposé. Faire une liste du plus important au moins important, du plus urgents au moins urgent permet d'avoir une vue d'ensemble sur la semaine de travail.
Savoir dire "Non".
La plupart des personnes qui ont des difficultés à gérer leur temps avec les activités qui doivent être faites, sont celles qui acceptent généralement des tâches qui dépassent leur capacité à les réaliser. Les professionnels qui ne peuvent pas dire "non" finissent par accumuler des responsabilités et ne pas fournir ce qu'ils devraient vraiment. Nous disons ici qu'il est important d'évaluer votre agenda et de savoir quand dire non, c'est-à-dire négocier avec l'autre possibilité de faire l'activité dans un autre délai, ou la déléguer à quelqu'un d'autre.
La gestion du temps est liée à un autre facteur important : la concentration.
Sans elle, il devient pratiquement impossible d'être un professionnel productif, car un temps bien géré ne suffit pas pour garantir que son potentiel sera pleinement utilisé. Un environnement de travail bien organisé est également priorisé et bienvenu, tout comme la hiérarchisation des tâches et l'élimination de la procrastination. Sur ce dernier point, d'ailleurs, un autre conseil important à mettre en pratique est d'éviter de traiter des problèmes difficiles à résoudre et qui ont tendance à enlever la priorité à ceux que vous êtes capable de résoudre. Savoir se concentrer et éviter les distractions est une nécessité pour être productif. Un bon management de son temps de travail est une planification de ses distractions aussi.
Pour bien organiser sa vie (personnelle et professionnelle), rien ne vaut un agenda bien rempli. Avoir un emploi du temps précis pour chaque tache, est un moyen d'avoir une bonne gestion de temps. La productivité s'en trouvera améliorer et votre image professionnel s'en portera mieux. Alors, commencez à planifier et à avoir une bonne organisation pour être plus productif et éviter le stress.